Qua các dự án này, trước hết chúng tôi nhận thấy có thể biến nhiều ý tưởng kỹ thuật thành hệ thống thực tế. Chúng tôi cũng nhận thấy thật khó khăn để thực hiện nhiệm vụ này, tức là nhiệm vụ xác định rõ ràng đâu là thời cơ (đúng lúc) đưa môi trường công nghệ, với đặc trưng phát triển rất nhanh, áp dụng vào môi trường thận trọng và chậm rãi của quản lý hành chính. Để ra được quyết định tin học hóa hành chính, chính quyền phải vượt qua nhiều mối quyền lực, nhiều quan điểm khác nhau có thể làm chậm quá trình đổi mới. Đồng thời chúng tôi cũng nhận thấy các cơ quan công quyền và các nhân viên với tầm nhìn và trách nhiệm của mình có thể sử dụng công nghệ thông tin để cải tiến nâng cao hiệu quả hoạt động hành chính. Nhờ công nghệ thông tin con người có thể hợp tác làm việc tốt hơn trong môi trường hành chính phức tạp và nắm vững các vấn đề chi tiết để nâng cao hiệu quả, đổi mới hoạt động công quyền.

Bài báo này bàn về một số bài học, chúng tôi có được sau 5 năm triển khai các dự án tin học hoá với các cơ quan chính quyền, nhằm tìm ra một lối mới ứng dụng máy tính và công nghệ truyền thông để ban hành các dịch vụ công và điều hành các vấn đề công quyền. Qua những năm đó chúng tôi đã tham gia vào nhiều dự án khác nhau. Phần lớn dự án được khởi đầu bởi nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin của các cơ quan hành chính, một phần khác tập trung vào các công nghệ đang thịnh hành. Các dự án ban đầu tập trung vào giải quyết nhu cầu phần mềm của từng cơ quan. Các dự án sau thì tập trung vào các vấn đề liên ngành, chẳng hạn hệ thống thông tin liên cơ quan và dùng chung dữ liệu. Mục đích của chúng tôi là giúp những người tham gia dự án có được nhận thức đầy đủ về sự tác động ảnh hưởng lẫn nhau giữa các vấn đề: công nghệ, quản lý và chính sách, trước khi khởi sự xây dựng hệ thống thông tin của cơ quan họ, đồng thời xây dựng tài liệu tham khảo, tư vấn cho những đơn vị khác khi gặp các vấn đề tương tự.  

Sống trong môi trường công nghệ thông tin

Môi trường công nghệ thông tin hành chính nhà nước được coi là vấn đề vừa là vận hội vừa là thách thức. Công nghệ thông tin đang làm đổi thay thế giới, cũng vì sự đổi thay đó mà nảy sinh thêm yêu cầu của công chúng với chính quyền. Chẳng hạn, khi có trong tay máy tính và các phần mềm truyền thông điện tử, cộng đồng làm ăn, kinh doanh cũng mong muốn chính quyền có được năng lực đáp ứng tương xứng từ các nhiệm vụ hành chính công. Họ muốn chính quyền phải được phát triển sao cho đáp ứng nhu cầu của họ suốt 24 tiếng đồng hồ.

Các nhà lãnh đạo đang cố gắng để ứng dụng được công nghệ mới vào lề lối hoạt động của chính quyền. Họ nhìn thấy giá trị của các công cụ lục tìm dữ liệu, họ biết khả năng nhanh chóng và giá rẻ của thương mại điện tử, cũng như hiểu được cách thức trao đổi dữ liệu trên Internet theo mô hình dòng công việc đã được ứng dụng vào quy trình hành chính. Những công nghệ này cùng nhiều công nghệ khác của công nghệ thông tin đã đưa lại một vận hội to lớn nâng cao hiệu quả nền hành chính nhà nước.

Đồng thời các cơ quan hành chính cũng đang phải đối mặt với nhiều thách thức: Nhiều thay đổi về chính sách, quy định, nhiều ràng buộc về ngân sách, sự đòi hỏi dân chủ trong quá trình ra quyết định. Thêm vào đó các nhà quản trị công nghệ thông tin của nhà nước còn phải đối mặt với các công nghệ mới đang nổi lên, với kỹ năng công nghệ thông tin hạn chế của viên chức và hạ tầng kỹ thuật cũ kỹ. Hậu quả là việc đổi mới hệ thống thông tin hành chính luôn nằm trong tình trạng chậm chạp và thiếu hụt ngân sách. Dưới đây là chi tiết của bốn bài học thực tế chúng tôi đã đúc kết được.  

Bài học thứ nhất: Mục đích tin học hóa là người cầm lái, công nghệ là chiếc xe

Trong thời đại mà công nghệ dường như hứa hẹn nhiều điều, một nhà quản lý công quyền thường bị đòi hỏi giải quyết các vấn đề một cách đơn giản bằng công nghệ “mới nhất và mạnh nhất”.  Những gian hàng sản phẩm công nghệ hào nhoáng hấp dẫn dễ làm người ta ảo tưởng. Như một lãnh đạo kể: “Người của chúng tôi thấy có một sản phẩm công nghệ mới và không hiểu dùng nó thì cần những thay đổi theo sau nào, nhưng vẫn quyết định mua”. Tuy nhiên, dù việc quyết định mua được chấp thuận, nhưng các đòi hỏi đi kèm như thời gian huấn luyện sử dụng, các thay đổi về nội quy, quy định, rồi cần thành lập ban chuyên trách... không được tính đến từ đầu nên về sau đã không nhận được sự ủng hộ của cấp có thẩm quyền. 

Nếu mục đích ứng dụng là làm cho nghiệp vụ tốt hơn thì trước hết phải xem xét hậu quả

Có lẽ khuynh hướng sử dụng Internet như là một công nghệ mới trong vấn dề ban hành văn bản là một thí dụ tốt. Khi Internet trở nên phổ biến, các cơ quan nhà nước, phần lớn theo hướng dẫn của cấp trên, đã đổ xô xây dựng các trang web của mình. Tuy nhiên phong trào đó đành phải dừng lại vì chưa có những phương thức quản lý, chính sách mới liên quan đến cơ chế thông tin mới (Internet). Nhiều vấn đề được đặt ra, chẳng hạn, ai là người phải trả lời những bức thư điện tử (email)? Ai là người cập nhật thông tin lên trang web? Thông tin nào thì được phép đưa lên website? Vấn đề an ninh, độ tin cậy? Làm thế nào để duy trì sự truy cập thông tin thường xuyên? 

Một loạt vấn đề có thể liệt kê trên vài trang giấy. Chắc chắn là nhiều nhà quản lý chính quyền sẽ thấy rằng làm việc trên mạng cũng phức tạp chẳng kém gì hệ thống cũ, có khi còn phức tạp hơn. Thực vậy, công nghệ thông tin đem lại nhiều thay đổi cho phép thực hiện các nghiệp vụ tốt hơn, nhanh hơn, rẻ hơn. Nhưng cũng như hệ thống cũ các vấn đề về con người, quy trình, chính sách phải được đặt ra và giải quyết tốt nếu muốn công nghệ làm thay đổi thực sự lề lối công tác của chúng ta. 

Công nghệ thông tin – tác nhân mạnh mẽ đem lại sự thay đổi

Như đã nói, vị trí của công nghệ thông tin không phải là tay lái nhưng lại có vai trò to lớn làm thay đổi lề lối phương thức làm việc của chính quyền. Nhiều ví dụ áp dụng công nghệ thông tin cho một số dịch vụ công đã chứng tỏ tính hiệu quả. Một trong những ví dụ là ngân hàng dữ liệu địa lý của bang New York. Ngân hàng dữ liệu này cho phép tất cả các tổ chức nhà nước và tư nhân chia sẻ thông tin với nhau. Bằng cách làm như vậy, cơ sở dữ liệu không gian địa lý được số hóa một cách nhanh chóng, tiết kiệm tiền bạc và đem lại nhiều lợi ích cho những người cùng tham gia chia sẻ thông tin. Công nghệ web cũng là một phương tiện vận tải tốt để trợ giúp quá trình chia sẻ thông tin. Người ta có thể nhận ra ngay rằng việc có phương tiện đủ mạnh để chia sẻ thông tin cho nhau đã làm giảm đáng kể sức lực, thời gian. Ngày nay ngân hàng dữ liệu địa lý New York là một nguồn tài nguyên thông tin quý báu của bang và được thư viện bang duy trì trực tuyến với sự trợ giúp của “Chương trình hợp tác chuẩn hóa GIS”. 

Bài học thứ hai: Phát triển công nghệ thông tin hành chính theo mô hình làm mẫu - tiến hóa - đánh giá

Chúng ta thấy rằng phát triển công nghệ thông tin là quá trình tương tự quá trình học tập: từ việc xem xét rộng về nhu cầu tin học hóa (xưa gọi là nhu cầu lập chương trình) dến người có thẩm quyền và yêu cầu của họ; đến việc tham khảo thực tế và kinh nghiệm của đơn vị khác cũng như việc tạo sản phẩm mẫu và đánh giá giải pháp. Chúng tôi sử dụng và ủng hộ phương pháp tiếp cận tiến hóa cho quá trình xác lập, phát triển hệ thống thông tin hành chính cũng như cho quá trình khuyến khích những thành phần tham gia thể hiện cách thức họ phối hợp, trình bày các tiêu chí theo họ là bảo đảm thành công của dự án tin học hóa hành chính. 

Hãy bắt đầu từ quy mô nhỏ rồi phát triển lên

Tiếp cận bằng phương pháp tiến hóa là cách tốt nhất để thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin hành chính. Khi khởi sự ứng dụng một công nghệ mới, thật khó mà nói chính xác tất cả những gì công nghệ mới có thể đem lại, hoặc những vấn đề sẽ phát sinh. Chỉ hình dung trừu tượng về công dụng của công nghệ mới sẽ không cho ta hiểu biết chính xác. Vì thế điều quan trọng là các dự án tin học hóa cần phải được thực hiện trong môi trường thử nghiệm cụ thể nào đó trước khi đưa ra thí điểm diện rộng hay cài đặt đại trà. 

Có nhiều lợi ích khi thực hiện theo mô hình tiến hóa. Thử nghiệm sản phẩm ở môi trường thực địa nhỏ (ngoài môi trường sản xuất) cho phép bình tĩnh kiểm tra sai sót. Thông qua mẫu thử này có thể xác định tài nguyên, vật lực cần thiết cho hệ thống thông tin sau này. Khi phần mềm mẫu cho phép người sử dụng thấy và hiểu được cách thức sử dụng trên màn hình của hệ thống sẽ không những tạo thuận lợi trong quá trình cài đặt vận hành hệ thống thật mà còn là cơ sở để cơ quan hình thành kế hoạch trợ giúp đầy đủ cho một hệ thống hoàn chỉnh. Việc cán bộ, nhân viên hiểu hệ thống ngay từ giai đoạn làm mẫu sẽ bảo đảm tính đúng đắn của hệ thống sau khi xây dựng và đáp ứng được nhu cầu thực sự của cơ quan.

Khởi đầu phần mềm với quy mô nhỏ còn giúp thực tập một số vấn đề cụ thể mà từng cá nhân quan tâm. Xây dựng mô hình mẫu còn có giá trị thể hiện trực quan một ý tưởng triển khai trên màn hình máy tính như thế nào, đồng thời tránh được lãng phí tiền bạc nếu lỡ sai lầm. Phát triển hệ thống thông tin theo lối “dần dần” giúp viên chức nắm chắc giá trị của công nghệ mới. Phương pháp tiếp cận tiến hóa (hay theo pha, hay “dần dần”) còn giúp cho phép đạt được kết quả sớm: Các công việc cụ thể được đặt trên màn hình mẫu sẽ kích thích sự quan tâm của viên chức. Họ sẽ xem xét kỹ càng những vấn đề đó để đánh giá liệu hệ thống có ích gì cho họ.

Khó khăn lớn nhất của phương pháp tiếp cận tiến hóa là phải xây dựng hệ thống sao cho cực kỳ mềm dẻo. Hết sức tránh xây dựng hệ thống thông tin bằng các công cụ, công nghệ phi chuẩn hóa, bởi điều đó sẽ chấm hết khả năng pháp triển của hệ thống trong tương lai.

Lượng giá hệ thống thông tin

Mặc dù giá cả của nhiều thiết bị công nghệ thông tin ngày càng giảm, nhưng phần lớn các dự án tin học hóa hành chính nhà nước vẫn khá đắt. Làm thế nào đánh giá được lợi ích của hệ thống mang lại là tương xứng với tiền bạc đã bỏ ra?

Khái toán chi phí cài đặt hệ thống thường là phần dễ nhất. Một số vấn đề là phí duy trì, nâng cao hệ thống thường nhật cũng như phí phát triển hàng năm. Chi phí xây dựng kho dữ liệu có thể còn lớn hơn chi phí phần cứng và phần mềm cho nên phải tính đủ khoản chi này. Phí huấn luyện, phí bảo hành định kỳ cũng phải xác định. Nếu không để ý đầy đủ những khoản chi, thì dự án tin học hóa hành chính sẽ vấp phải sai lầm chiến lược. Thật chẳng ra làm sao khi ta thấy hệ thống thông tin cứ dần teo lại rồi chết chỉ vì một nguyên do đơn giản là ngân sách để duy trì hệ thống đã không được duyệt cấp (vì dự án tính sót những khoản chi này). 

Lượng giá lợi ích của hệ thống là việc khó hơn nhiều. Nhiều lợi ích mong đợi thường khó lượng hóa. Thường thì những lợi ích mới mà hệ thống thông tin mang lại chỉ thấy được rõ ràng sau khi hệ thống được xây dựng hoàn chỉnh và đưa vào sử dụng. Nhiều lợi ích quan trọng khó có thể quy ra thành tiền tuy nhiên có thể minh họa bằng nhiều cách: số tiền tiết kiệm được khi dùng hệ thống, giảm thời gian phục vụ người dân, cải thiện chất lượng ra quyết định. Nói chung, trong quá trình làm dự án, việc đánh giá lợi ích tiềm năng của hệ thống thông tin theo hướng “rẻ hơn, nhanh hơn, tốt hơn” là việc khó nhưng lại rất cần thiết.

Các phân tích lượng giá này luôn thực hiện trong các quá trình: làm các phần mềm nghiệp vụ cụ thể, đánh giá nhu cầu kinh phí, cũng như xây dựng hiểu biết chung về sự cần thiết ủng hộ dự án. Hơn nữa các phân tích cần thực hiện sớm  để những người lãnh đạo thấy trước lợi ích lâu dài của dự án và tích cực ủng hộ các pha phát triển tiếp theo. 

Bài học thứ ba: Hành chính nhà nước là công việc phức tạp – không thể xem nhẹ

Nhiều vấn đề của nền hành chính công liên quan đồng thời đến nhiều lĩnh vực, nhiều cấp chính quyền, nhiều sở ban ngành và nhiều thành phần kinh tế. Năm 1992 nước Mỹ có 85.006 cơ quan nhà nước. Bang New York có 3.299 cơ quan. Không có cơ quan nào hoạt động tự trị, thế nhưng mỗi cơ quan lại thực hiện những công việc rất khác nhau cũng như hình thức quản lý cũng rất khác nhau. Các mối quan hệ giữa những cơ quan nhà nước này không đơn giản. Tùy thuộc vào bối cảnh mà các hoạt động phối hợp của họ có nội dung, hình thức, mức độ khác nhau, khi thì ra lệnh, khi thì áp dụng những nguyên tắc thông thường. Việc trao đổi thông tin, chia sẻ tài nguyên dựa trên cơ sở này. Trong quá trình đó, các cơ quan hình thành một chính phủ thống nhất. Trên thực tế tính thống nhất hình thành từ nhiều yếu tố khác nhau: khác nhau về trách nhiệm, quan điểm, thẩm quyền, truyền thống, phương pháp tiếp cận. Thêm vào đó, các quan hệ với thành phần tư nhân, thành phần phi lợi ích càng làm tăng tính phức tạp của hoạt động hành chính nhà nước. Hơn nữa trong môi trường hành chính đó các cơ quan nhà nước phải thực hiện các mục tiêu xã hội phức tạp: giáo dục công lập, phúc lợi xã hội, an toàn công cộng và phát triển kinh tế. Quan điểm người có thẩm quyền đầu tư cho hệ thống cũng khá nhiều và hay thay đổi. Cho nên, để việc thiết kế và thực thi dự án tin học hóa hành chính nhà nước có hiệu quả, nhất thiết phải nhận thức cho được và tính đến toàn bộ những biến động phức tạp này. 

Tính phức tạp giữa viên chức hành chính thực hiện dự án tin học hóa: Bất đồng trong chi tiết

Sự phức tạp phần lớn liên quan đến giai đoạn tạo ra sự nhận thức thống nhất về mục tiêu tin học hóa của các thành viên trong hệ thống hành chính nhà nước liên quan đến dự án. Khi ngồi vào bàn họp, những người tham gia dự án thường tin rằng họ có chung hiểu biết về các vấn đề và về cách thức sử dụng công nghệ thông tin để giải quyết các vấn đề đó. Tuy nhiên, khi đi sâu phân tích các nhiệm vụ cụ thể (chẳng hạn đâu là vấn đề cần tin học hóa ngay) thì sự nhận thức này lại khác xa nhau. Và cùng với tiến trình thực hiện dự án, sự thống nhất nhận thức về các vấn đề tin học hóa và giải pháp thực hiện ngày càng hình thức. Nói cách khác, luôn đạt được sự đồng thuận mức vĩ mô nhưng lại bất đồng ở mức cụ thể (giải pháp chi tiết) giữa những người có trách nhiệm thực hiện dự án tin học hóa hành chính nhà nước.

Nguyên do của sự phức tạp còn nảy sinh từ nhiều nhiệm vụ liên quan khác. Những nhiệm đó thường tốn nhiều công sức và thời gian. Sự thành công dự án tin học hóa hành chính nhà nước, dù ở mức nào, đòi hỏi nhiều nhiệm vụ quan trọng đi kèm này: huy động nhân lực, sửa đổi chính sách, luật lệ, xác định lại các mối quan hệ công tác. Để giảm thiểu sự phức tạp này, một số biện pháp cần lưu ý:  

· Những người có trách nhiệm chính trong hệ thống hành chính (phía đầu tư, sử dụng hệ thống) phải tham gia ngay từ giai đoạn đầu của quá trình  xây dựng dự án tin học hóa hành chính của đơn vị mình.

· Dùng một số công cụ: phân tích đầu tư, xác lập tiến trình, phân tích giá cả để phát hiện sớm những bất đồng về xác định vấn đề và các giải pháp khả thi.

· Trình diễn bằng hình ảnh mô hình chuẩn của môi trường hoạt động hành chính nhà nước cũng là cách tạo ra bức tranh chung giúp cho việc nhận thức các vấn đề cần tin học hóa và các giải pháp có thể thực hiện. 

Bài học thứ tư: Trình độ chuyên môn và trách nhiệm cá nhân

Trong quá trình phỏng vấn để thực hiện bài báo này, chúng tôi đã gặp gỡ nhiều nhà chuyên môn với nhiều mức trách nhiệm khác nhau, những người đã tích cực thúc đẩy các nhà lãnh đạo hành chính tác động đến quá trình tin học hóa. Không có những nhà chuyên môn đem hết sức cống hiến cho quá trình tin học hóa, chắc chắn nhiều dự án tin học hóa hành chính đã thất bại. Sự chính trực của các nhà chuyên môn, thể hiện ở các quyết định khó khăn và ở tinh thần trách nhiệm với mục đích lâu dài của hành chính nhà nước, cũng là yếu tố cực kỳ quan trọng quyết định sự thành công dự án tin học hóa nền hành chính công, mặc dù sự đóng góp của họ chỉ đôi khi được thừa nhận hay khen thưởng. 

Tự tìm hiểu tự học tập làm tăng trình độ chung cho cơ quan

Những nhà quản lý hành chính tham gia vào các dự án tin học hóa là bởi vì họ quan tâm đến việc cải thiện các nghiệp vụ hành chính thông qua các ứng dụng hữu hiệu của công nghệ thông tin. Đồng thời còn bởi vì họ muốn học tập công nghệ mới và phương pháp quản lý các công nghệ này, cũng như muốn có cơ hội tham gia phác thảo dự án và tự nguyện ứng dụng vào công việc của họ. Họ bỏ thời gian riêng để tự học về công nghệ mới và các phương thức quản lý nó. Họ tự mua sách và sử dụng máy tính riêng để tra cứu tài liệu có liên quan trên Internet. Thậm chí họ còn bỏ tiền túi để mua thêm các thiết bị phần cứng phần mềm để thử xem liệu chúng có đáp ứng được gì cho công việc của cơ quan. 

Trình độ chuyên môn giúp đề kháng với cám dỗ của công nghệ

Công nghệ mới bao giờ cũng nhận được sự quan tâm của mọi người. Thông thường khi khởi sự ứng dụng công nghệ thông tin, thì ai cũng bị thuyết phục về khả năng mà công nghệ này đem lại. Các nhà quản lý cấp cao đôi khi không ý thức được hoặc không đủ thông tin về những tác động có thể của một công nghệ cụ thể khi đưa vào môi trường hoạt động của cơ quan mình. Các chuyên viên công nghệ thực hiện dự án thì ít quan tâm mục tiêu chính yếu của cơ quan mà chỉ cắm cúi thực hiện các công việc kỹ thuật. Chính là lúc này, trình độ chuyên môn của mỗi cá nhân sẽ là yếu tố có ý nghĩa giúp đề kháng với cám dỗ muốn sử dụng công nghệ mới chỉ vì đó là công nghệ mới. Theo kinh nghiệm của chúng tôi thì những cán bộ tham gia dự án có trình độ nghiệp vụ càng cao thì họ càng dễ xác định mức độ phù hợp giữa công nghệ với chương trình mục tiêu đặt ra. 

Thật sự có trách nhiệm trong quá trình: làm mẫu  –  tiến hóa – đánh giá – rút kinh nghiệm

Trong hệ thống cơ quan nhà nước, các đánh giá về chương trình mục tiêu thường được dùng làm căn cứ để hiệu chỉnh chương trình, phát triển chính sách, và các quyết định cung cấp tài nguyên. Tuy người ta ít đánh giá hiệu quả của hệ thống thông tin do các thủ tục đánh giá chưa rõ ràng và còn rườm rà, nhưng không vì thế mà không làm được. Những thành viên là cán bộ hành chính trong dự án tin học hóa của chúng tôi đã tự lập ra được sơ đồ kiểm thử rất cẩn thận đối với các phần mềm sẽ ứng dụng vào cơ quan họ. Hơn nữa những người lãnh đạo cơ quan, với kinh nghiệm nhạy bén của mình sẽ không còn ủng hộ dự án nếu họ cảm thấy các phần mềm mẫu không đáp ứng thiết thực các nhiệm vụ quản lý của họ. Điều này nhắc nhở, nếu muốn dự án tin học hóa hành chính thành công, các chuyên viên công nghệ thông tin không được phép một phút sao nhãng, phải thật sự có trách nhiệm trong suốt quá trình triển khai dự án từ làm mẫu  –  tiến hóa – đánh giá – rút kinh nghiệm đến triển khai ứng dụng. 

Khôn khéo và thiện chí (không được đối đầu) trước tính phức tạp của hoạt động hành chính nhà nước

Làm việc trong môi trường hành chính phức tạp là một thách thức. Đó là công việc không dành cho người yếu tim. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, những nhà quản lý hành chính nhà nước là những người có nhiều thông tin và kiên trì trong môi trường của mình. Họ một mặt tập trung quan tâm đến kết quả tin học hóa, đồng thời họ cũng để ý xem xét nhiều vấn đề bên trong và bên ngoài cơ quan ảnh hưởng xấu đến dự án. Họ không thích những câu trả lời hời hợt hay thái độ đối đầu (“us vs. them”). Ngược lại, họ là người biết lắng nghe, biết truyền đạt thông tin và tôn trọng quan điểm của người khác. Các dự án tin học hóa hành chính của chúng tôi thành công là nhờ tinh thần thiện chí của những cán bộ, quan chức hành chính tham gia dự án. Họ lo lắng và để tâm giải quyết các vấn đề phức tạp nảy sinh trong quá trình triển khai dự án ngay từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc.

Kết luận

Sau 5 năm thực hiện tin học hóa hành chính nhà nước, chúng tôi rút ra được bốn bài học thực tế quyết định thành bại của các dự án: 

1.Nhu cầu tin học hóa là yếu tố thúc đẩy đổi mới công nghệ thông tin: Có thể là quá nhàm khi nói rằng mục đích cụ thể của tin học hóa hành chính mới là người dẫn đường. Nhưng trên thực tế thường là người đề xướng công nghệ (người khởi động dự án) lại là người dẫn đường. Điều này về lâu dài sẽ gây ra nhiều khó khăn. 

2.Dùng mô hình học tập (learning model) để phát triển hệ thống thông tin: làm mẫu - tiến hóa - đánh giá: Mục đích tin học hóa phải định hướng được quá trình phát triển hoàn chỉnh hệ thống thông tin, phải xác định rõ ràng các kỳ vọng về hệ thống tương lai. Để thực hiện kỳ vọng này, cách tốt nhất là hãy bắt đầu ở phạm vi nhỏ, rồi sau đó dựa trên kinh nghiệm làm việc thực tế mà tiến hóa dần dần hệ thống. Phải chú tâm về mục đích của hệ thống ngay từ đầu và luôn đặt mình vào vị trí lường định kết quả làm ra so với các yêu cầu của đối tượng, lường định khả năng cải tiến hệ thống ở các bước nâng cao. 

3.Hành chính nhà nước là bài toán phức tạp: Xây dựng hệ thống thông tin phục vụ quản lý hành chính nhà nước là một việc khó. Khó là bởi vì hệ thống phải liên quan đến nhiều mức chính quyền, liên quan đến nhiều  thành phần kinh tế (lợi nhuận và phi lợi nhuận), có nhiều người quyết định trong một dự án. Đừng bao giờ đánh giá thấp độ phức tạp của những vấn đề hành chính thoạt đầu trông có vẻ đơn giản. Những vấn đề phức tạp này là không thể tránh khỏi, phải thành thực đối diện và giải quyết đúng đắn. 

4.Trình độ chuyên môn và trách nhiệm cá nhân tạo ra sự khác biệt thực sự: Một yếu tố rất quan trọng bảo đảm sự thành công của dự án tin học hóa hành chính là trách nhiệm và trình độ chuyên môn của những người phân tích, thiết kế và phát triển hệ thống thông tin hành chính. Chính họ là người thiết lập nền văn hóa công nghệ mới và nắm bắt được những khả năng rủi ro để bảo đảm tính hiệu quả của sự thay đổi. Có hai điều cần chú trọng: 

· những cá nhân này hiểu rõ các giải pháp công nghệ thông tin áp dụng vào các đối tượng công việc hành chính được lập trình hóa.

· các cơ quan phải giao cho họ đủ trách nhiệm trong định hướng và hành động.

Mức độ quan tâm đến bốn vấn đề nêu trên có ảnh hưởng to lớn đến sự thành công của các dự án tin học hóa hành chính nhà nước. Hai bài học đầu có lẽ là chuẩn cho mọi dự án, hai bài học sau có lẽ là đặc thù của hệ thống hành chính nhà nước. Không dễ dàng gì thuần thục được ba bài học đầu trong quá trình tin học hóa hành chính nhà nước. Chỉ riêng bài học cuối cùng, nếu không khéo cũng làm hỏng dự án. Thông thường cách dễ nhất để thực hiện chỉ thị là bảo sao làm vậy theo kiểu “mười lăm cũng gật mười tư cũng ừ”. Chẳng hạn mua ngay một công nghệ được quảng cáo nhiều thì dễ hơn phải xác định cho rõ ràng các mục tiêu cần đạt và lượng định xem công nghệ nào thì đạt được mục tiêu mong muốn. Việc mở rộng cho nhiều thành phần tham gia dự án tin học hóa hành chính thì khó hơn nhiều so với cách làm việc đóng cửa bảo nhau. Các dự án tin học hóa hành chính nhà nước mà Trung tâm chúng tôi thực hiện chỉ ra rằng để chống lại tin học hóa theo kiểu phong trào cần phải có trách nhiệm thực sự trước mục đích của cơ quan, cũng như thái độ thiện chí trước các sắc thái nhiệt tình khác nhau. Để phát triển ngày càng hiệu quả hơn sự nghiệp tin học hóa quản lý hành chính nhà nước thì điều cần thiết là phải tạo ra được môi trường khuyến khích việc cải tiến, cổ vũ những thử nghiệm mới và coi trọng những phân tích có suy nghĩ. Công nghệ thông tin là công cụ mạnh mẽ giúp tạo ra những thay đổi hiệu quả nhưng đồng thời nó cũng đòi hỏi các nhà quản lý, các viên chức trong bộ máy hành chính phải xác định cho được đâu là những thay đổi mà họ mong muốn và đâu là con đường đạt tới sự mong muốn đó./.

(Sharon S. Dawes, Peter A. Bloniarz, David R. Connelly,Kristine L. Kelly, Theresa A. Pardo (Trung tâm nghiên cứu công nghệ hành chính bang New York)

(Người dịch: Hoàng Quang Tuyến - Trung Tâm Tin Học, VP UBND Tp. Đà Nẵng)